Política de Privacidad de Toolx Cloud POS

Última actualización: 21 de septiembre de 2026

1. Introducción

Bienvenido a Toolx Cloud POS. Nos comprometemos a proteger su privacidad y a manejar sus datos de manera abierta, transparente y responsable. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos, divulgamos y salvaguardamos su información cuando utiliza nuestra aplicación móvil, nuestro sitio web y los servicios relacionados (en conjunto, la «Aplicación» o el «Servicio»).

Al descargar, registrarse o utilizar la Aplicación, usted reconoce que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad. El tratamiento de sus datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes de Colombia sobre Protección de Datos Personales (Habeas Data), y, cuando corresponda, por el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea.

2. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Toolx Cloud. Para cualquier asunto relacionado con la protección de sus datos, puede contactar a nuestro responsable de privacidad en: comunicaciones@toolx.cloud.

3. Información que Recopilamos

Podemos recopilar información sobre usted de varias maneras. La información que podemos recopilar a través de la Aplicación incluye:

  • Datos Personales: Información de identificación personal, como su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono, que nos proporciona voluntariamente cuando se registra en la Aplicación.
  • Datos de la Empresa: Información relacionada con su negocio, como nombre de la empresa, dirección, datos de empleados, inventario, ventas, clientes y proveedores.
  • Datos Fiscales y de Facturación: Para cumplir con la normativa de facturación electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia, recopilamos datos transaccionales específicos, incluyendo detalles de facturas, información del comprador, impuestos aplicables y otros datos requeridos por la ley.
  • Datos de Ubicación (Geolocalización): Con su consentimiento previo, expreso e informado, recopilamos datos de ubicación geográfica precisa (GPS, con la mayor exactitud posible) y aproximada (por red Wi-Fi, celular o Bluetooth) de su dispositivo. Estos datos pueden recopilarse mientras la Aplicación está en uso (primer plano) y, cuando usted lo autorice explícitamente, también en segundo plano. El tratamiento detallado de estos datos se describe en la Sección 5.
  • Datos del Dispositivo: Información del dispositivo, como el modelo de su dispositivo móvil, el sistema operativo, el identificador único del dispositivo, la dirección IP, el idioma y cualquier otro dato técnico necesario para la prestación del servicio.
  • Datos de Uso: Información sobre cómo utiliza la Aplicación, como las funciones que utiliza y la frecuencia y duración de sus actividades.

4. Cómo Usamos Su Información

Tener información precisa sobre usted nos permite brindarle una experiencia fluida, eficiente y personalizada. Específicamente, podemos usar la información recopilada sobre usted a través de la Aplicación para:

  • Crear y gestionar su cuenta.
  • Procesar sus transacciones y gestionar sus ventas e inventario.
  • Generar, emitir y enviar facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos de la DIAN.
  • Habilitar el monitoreo de domicilios en tiempo real y las notificaciones de ubicación del personal de domicilios (ver Sección 5).
  • Enviarle correos electrónicos y notificaciones sobre su cuenta, pedidos o el estado de los domicilios.
  • Cumplir con las obligaciones legales y normativas.
  • Mejorar la eficiencia, la seguridad y el funcionamiento de la Aplicación.
  • Brindarle soporte al cliente.

5. Datos de Ubicación y Monitoreo de Domicilios en Tiempo Real

La Aplicación ofrece funcionalidades de logística de domicilios que requieren acceder a la ubicación (geolocalización) del dispositivo del personal de domicilios (repartidores) con la mayor exactitud posible. Esta sección describe de forma específica y detallada cómo se tratan estos datos.

5.1. Finalidad del tratamiento de la ubicación

Utilizamos los datos de ubicación exclusivamente para las siguientes finalidades legítimas y determinadas:

  • Mostrar la posición del repartidor en un mapa en tiempo real para el comercio y, cuando corresponda, para el cliente final que espera su pedido.
  • Optimizar las rutas de entrega, calcular tiempos estimados de llegada y asignar domicilios de forma eficiente.
  • Emitir notificaciones automáticas de ubicación y de estado del domicilio (por ejemplo, «el repartidor está en camino» o «el repartidor ha llegado»).
  • Garantizar la seguridad del personal de domicilios y verificar la correcta ejecución de las entregas por parte de la empresa.

5.2. Acceso a la ubicación en segundo plano

Para que el monitoreo de domicilios en tiempo real funcione de forma confiable, la Aplicación necesita acceder a la ubicación del dispositivo incluso cuando la Aplicación no está abierta en pantalla o se está ejecutando en segundo plano, únicamente durante el desarrollo de una jornada o ruta de domicilios activa.

  • Consentimiento explícito: El acceso a la ubicación en segundo plano solo se activa después de que usted lo autorice de forma expresa a través de los diálogos de permisos del sistema operativo. Puede revocar este permiso en cualquier momento desde la configuración de su dispositivo.
  • Recopilación limitada en el tiempo: La recopilación de ubicación en segundo plano se realiza únicamente mientras el repartidor tiene una ruta o domicilio asignado y activo. Cuando finaliza la jornada, se cierra la sesión o no hay entregas en curso, la recopilación de ubicación en segundo plano se suspende.
  • Indicadores visibles: Respetamos los indicadores del sistema operativo (por ejemplo, la barra o el ícono de ubicación activa) para que el usuario sepa cuándo se está accediendo a su ubicación.
  • Minimización: Recopilamos la ubicación con la frecuencia mínima necesaria para prestar el servicio y no la utilizamos para ningún fin distinto a los descritos en esta sección.

5.3. Base legal y consentimiento

El tratamiento de datos de ubicación se fundamenta en su consentimiento previo, expreso e informado, así como en la ejecución del servicio de logística de domicilios. El personal de domicilios es informado de que su ubicación será monitoreada por la empresa durante la jornada laboral y otorga su autorización antes de iniciar el uso de esta funcionalidad. Este monitoreo se limita al ámbito laboral y a las finalidades aquí descritas.

5.4. Control del usuario sobre la ubicación

Usted mantiene el control sobre sus datos de ubicación en todo momento:

  • Puede otorgar o denegar el permiso de ubicación al usar la Aplicación por primera vez.
  • Puede cambiar entre permisos de ubicación «solo mientras se usa la app» y «permitir siempre» desde la configuración del sistema operativo.
  • Puede revocar el permiso de ubicación en cualquier momento; en tal caso, ciertas funciones de monitoreo de domicilios podrían dejar de estar disponibles.

5.5. Requisitos específicos para iOS (Apple) y Android (Google)

La Aplicación cumple con las políticas de privacidad y las directrices de las tiendas de aplicaciones App Store de Apple y Google Play de Google:

  • iOS: Solicitamos el acceso a la ubicación mediante las cadenas de propósito descritas en las claves NSLocationWhenInUseUsageDescription, NSLocationAlwaysAndWhenInUseUsageDescription y NSLocationTemporaryUsageDescription. El usuario puede elegir entre «Permitir una vez», «Al usar la app» o «Permitir siempre», y iOS puede solicitar periódicamente la reconfirmación del permiso de ubicación en segundo plano. Solicitamos la Precisión de Ubicación precisa (Full Accuracy) para el monitoreo de domicilios; el usuario puede optar por la precisión aproximada, con la consecuente reducción de la exactitud del seguimiento.
  • Android: Solicitamos los permisos ACCESS_FINE_LOCATION, ACCESS_COARSE_LOCATION y, para el monitoreo en segundo plano, ACCESS_BACKGROUND_LOCATION, además de FOREGROUND_SERVICE y FOREGROUND_SERVICE_LOCATION cuando aplica. En Android, el acceso a la ubicación en segundo plano requiere una autorización adicional y explícita del usuario desde la configuración del sistema, y se muestra una notificación persistente mientras el servicio de ubicación está activo.
  • Uso prominente: El acceso a la ubicación en segundo plano se utiliza únicamente para habilitar la funcionalidad de monitoreo de domicilios en tiempo real que aporta un valor claro al usuario. No vendemos ni compartimos datos de ubicación con terceros para publicidad ni para fines no relacionados con la prestación del servicio.

6. Divulgación de Su Información

No compartiremos, venderemos, alquilaremos ni intercambiaremos su información con terceros para sus fines promocionales. En particular, nunca vendemos ni cedemos sus datos de ubicación a terceros con fines publicitarios. Podemos divulgar su información únicamente en las siguientes situaciones:

  • Por Ley o para Proteger Derechos: Si creemos que la divulgación es necesaria para responder a un proceso legal, para investigar o remediar posibles violaciones de nuestras políticas, o para proteger los derechos, la propiedad y la seguridad de otros.
  • Proveedores de Servicios de Terceros: Podemos compartir su información con terceros que realizan servicios para nosotros o en nuestro nombre, incluido el procesamiento de pagos, el alojamiento de datos, los servicios de mapas y geolocalización y el análisis de datos. Estos proveedores están obligados contractualmente a proteger su información y a tratarla únicamente conforme a nuestras instrucciones.
  • Dentro de la operación del domicilio: La ubicación del repartidor puede compartirse con el comercio que gestiona el domicilio y, cuando corresponda, con el cliente final que espera el pedido, con la única finalidad de dar seguimiento a la entrega en curso.
  • Proveedores Tecnológicos Autorizados por la DIAN: Para la prestación del servicio de facturación electrónica, es indispensable compartir los datos fiscales y de facturación relevantes con nuestros proveedores tecnológicos, quienes están debidamente autorizados por la DIAN para validar, generar y certificar dichos documentos. Este intercambio de datos se realiza de forma segura y en estricto cumplimiento de la normativa vigente.

7. Conservación y Eliminación de Datos

Conservamos sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, o durante el plazo exigido por las obligaciones legales, contables y fiscales aplicables (por ejemplo, la conservación de documentos electrónicos requerida por la DIAN).

  • Los datos de ubicación en tiempo real se utilizan de forma transitoria para el seguimiento del domicilio activo. Los registros históricos de rutas se conservan por un período limitado con fines de auditoría, seguridad y mejora del servicio, tras el cual se eliminan o anonimizan.
  • Cuando los datos ya no son necesarios, procedemos a su eliminación segura o a su anonimización irreversible.

8. Sus Derechos como Titular de los Datos

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, usted, como titular de los datos, tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede escribirnos a comunicaciones@toolx.cloud. Atenderemos su solicitud dentro de los plazos previstos por la ley.

9. Seguridad de Su Información

Utilizamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para ayudar a proteger su información personal, incluyendo el cifrado de datos en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo, controles de acceso basados en roles, autenticación de usuarios y registros de auditoría. Si bien hemos tomado medidas razonables para proteger la información personal que nos proporciona, tenga en cuenta que, a pesar de nuestros esfuerzos, ninguna medida de seguridad es perfecta o impenetrable, y no se puede garantizar ningún método de transmisión de datos contra toda intercepción u otro tipo de uso indebido.

En caso de un incidente de seguridad que afecte sus datos personales, notificaremos a las autoridades competentes y a los titulares afectados conforme lo exija la normativa vigente.

10. Privacidad de los Menores

La Aplicación no está dirigida a personas menores de edad y no recopilamos de forma consciente datos personales de menores. Si tenemos conocimiento de que hemos recopilado datos de un menor sin la autorización correspondiente, procederemos a su eliminación.

11. Transferencias Internacionales de Datos

Sus datos pueden ser almacenados o procesados en servidores ubicados fuera de su país de residencia. Cuando realizamos transferencias internacionales de datos, adoptamos las garantías adecuadas exigidas por la normativa aplicable para asegurar un nivel de protección equivalente al de su jurisdicción.

12. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas o por motivos legales, operativos o regulatorios. Publicaremos la versión actualizada en esta página e indicaremos la fecha de la última actualización. Le recomendamos revisar esta Política de forma periódica.

13. Contacto

Si tiene preguntas o comentarios sobre esta Política de Privacidad, o desea ejercer sus derechos como titular de los datos, contáctenos en: comunicaciones@toolx.cloud.